Last updated: 20 October 2026
Discretion is at the heart of what we do. This policy explains what personal data Elite Estate Staff collects, why, and the choices you have. It applies to candidates who register with us, families and estates who enquire about staff, people who book a consultation, and anyone who visits our website.
Who we are
The data controller responsible for your personal data is:
- Company
- Elite Estate Staff
- Address
- Plaza de Navegación 14D, 07013 Palma de Mallorca, Spain
- Email
- hello@eliteestatestaff.com
For any question about this policy or your data, write to us at the address above, using the subject line “Data protection”.
Data we collect
If you register as a candidate
- Contact details: name, phone number and email address.
- Professional details: the positions you are interested in, current job title, work location, skills, years of experience, languages, certifications and qualifications.
- Work preferences: type of contract, live-in or live-out, working schedule, preferred locations and salary expectation.
- References and checks: whether you can provide references and whether you hold, or can obtain, a criminal record certificate or the certificate for working with minors. We only ask whether you have them; we do not collect the certificates through our website.
- Eligibility answers: whether you hold a driving licence, whether you are authorised to work in Spain and whether you would need sponsorship. We only ask for these answers. We do not ask you to upload identity or immigration documents through our website.
- Availability and mobility: start date, business travel and relocation preferences.
- Your CV and any information you choose to include in it, plus anything you add under “Additional information”.
If you enquire as a family or estate
- Name, phone number, email address, property location, the staff you are looking for, timing and any details you share about your household’s requirements.
If you book a consultation
- Name, email, phone number and the date and time of your appointment.
When you visit our website
- Our hosting provider records basic technical information (such as IP address, browser type and pages visited) to keep the website secure and working.
Please do not include sensitive information in your CV or messages that we have not asked for, such as health details, religious beliefs, political opinions or identity document numbers.
Why we use it
| Purpose | Legal basis |
|---|
| Handling your registration and keeping your profile in our confidential candidate database | Your consent, given by ticking the box on the registration form (Art. 6.1.a GDPR) |
| Matching candidates with suitable positions and contacting you about them | Your consent, and steps taken at your request before a possible placement (Art. 6.1.a and 6.1.b GDPR) |
| Answering enquiries from families and estates and preparing a proposal | Steps taken at your request before a contract, and your consent (Art. 6.1.b and 6.1.a GDPR) |
| Managing consultation bookings | Performance of the service you requested (Art. 6.1.b GDPR) |
| Sending emails about new opportunities and news | Your separate, optional consent (Art. 6.1.a GDPR and Art. 21 of Spanish Law 34/2002, LSSI) |
| Keeping records required by tax and commercial law | Legal obligation (Art. 6.1.c GDPR) |
We never share a candidate’s profile with a client family without first discussing the position with the candidate.
Emails from us
Contacting you about positions that match your profile, or about your enquiry or booking, is part of the service you asked for.
We will only send you other emails, such as news, updates and new opportunities, if you tick the separate, optional box on our form. This is not required to register. You can unsubscribe at any time using the link in any email or by writing to hello@eliteestatestaff.com, and we will stop straight away.
How CVs are processed
To organise our database, the text of uploaded CVs is read by an artificial intelligence tool that produces a short summary and lists skills, languages and qualifications. This only helps our team find the right profiles faster.
No decision about you is made automatically. Every profile is reviewed by a member of our team, and you can ask us at any time to correct the summary or not to use this tool for your CV.
Who can see it
Access to your data is limited to the Elite Estate Staff recruitment team. We do not sell your data. We use trusted service providers who process data on our behalf, under contract and only following our instructions:
- Wix.com — website hosting and consultation bookings.
- n8n — processing of our registration forms and our candidate and client database.
- Anthropic — the AI tool that reads and summarises CVs.
- Our email and calendar providers, to communicate with you and manage appointments.
With your permission, we share relevant parts of a candidate’s profile with a client family or estate considering them for a position. We may also disclose data where required by law.
Transfers outside the EU
Some of our service providers may process data outside the European Economic Area, for example in the United States or Israel. Where this happens, the transfer is protected by a European Commission adequacy decision (including the EU–US Data Privacy Framework where the provider is certified) or by the European Commission’s Standard Contractual Clauses. You can ask us for more information about these safeguards.
How long we keep it
- Candidate profiles and CVs: while you are actively looking for work with us and for up to 2 years after our last contact with you. After that we delete them, unless you ask us to keep your profile.
- Client enquiries: for as long as we are working together, and afterwards only as long as required by tax and commercial law.
- Consent to receive emails: until you unsubscribe or withdraw it.
- If you ask us to delete your data, we do so without undue delay, except where the law requires us to keep it.
Your rights
You have the right to:
- access the personal data we hold about you;
- have inaccurate data corrected;
- have your data deleted;
- restrict or object to how we use it;
- receive your data in a portable format;
- withdraw your consent at any time. This does not affect anything we did with your data before you withdrew it.
To use any of these rights, email hello@eliteestatestaff.com with the subject “Data protection”. We will reply within one month. We may ask you to confirm your identity.
If you are not satisfied with our answer, you can make a complaint to the Spanish Data Protection Agency (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es).
Security
We take appropriate technical and organisational measures to protect your data against loss, misuse and unauthorised access. These include encrypted connections, restricted access for our team only, and careful selection of our service providers.
Changes to this policy
We may update this policy from time to time. The latest version is always available on this page, with the date of the last update at the top.
Última actualización: 20 de octubre de 2026
La discreción es la base de nuestro trabajo. Esta política explica qué datos personales recoge Elite Estate Staff, para qué y qué opciones tiene usted. Se aplica a los candidatos que se registran con nosotros, a las familias y propiedades que solicitan personal, a quienes reservan una consulta y a cualquier visitante de nuestra web.
Quiénes somos
El responsable del tratamiento de sus datos personales es:
- Empresa
- Elite Estate Staff
- Dirección
- Plaza de Navegación 14D, 07013 Palma de Mallorca, España
- Correo
- hello@eliteestatestaff.com
Para cualquier consulta sobre esta política o sus datos, escríbanos a la dirección indicada con el asunto «Protección de datos».
Datos que recogemos
Si se registra como candidato/a
- Datos de contacto: nombre, teléfono y correo electrónico.
- Datos profesionales: los puestos que le interesan, puesto actual, lugar de trabajo, competencias, años de experiencia, idiomas, certificaciones y titulaciones.
- Preferencias laborales: tipo de contrato, interno/a o externo/a, horario, lugares de trabajo preferidos y expectativa salarial.
- Referencias y certificados: si puede aportar referencias y si tiene, o puede obtener, el certificado de antecedentes penales o el certificado de delitos de naturaleza sexual. Solo preguntamos si los tiene; no recogemos los certificados a través de nuestra web.
- Respuestas sobre elegibilidad: si tiene permiso de conducir, si está autorizado/a para trabajar en España y si necesitaría patrocinio. Solo le pedimos estas respuestas; no le pedimos que suba documentos de identidad ni de extranjería a través de nuestra web.
- Disponibilidad y movilidad: fecha de incorporación, viajes de trabajo y disposición a trasladarse.
- Su CV y la información que decida incluir en él, además de lo que añada en «Información adicional».
Si nos consulta como familia o propiedad
- Nombre, teléfono, correo electrónico, ubicación de la propiedad, el personal que busca, fechas y los detalles que comparta sobre las necesidades de su hogar.
Si reserva una consulta
- Nombre, correo electrónico, teléfono y la fecha y hora de la cita.
Cuando visita nuestra web
- Nuestro proveedor de alojamiento registra información técnica básica (como la dirección IP, el tipo de navegador y las páginas visitadas) para mantener la web segura y en funcionamiento.
No incluya en su CV ni en sus mensajes información sensible que no le hayamos pedido, como datos de salud, creencias religiosas, opiniones políticas o números de documentos de identidad.
Para qué los usamos
| Finalidad | Base legal |
|---|
| Gestionar su registro y mantener su perfil en nuestra base de datos confidencial de candidatos | Su consentimiento, otorgado al marcar la casilla del formulario (art. 6.1.a RGPD) |
| Encontrar puestos adecuados para los candidatos y contactarles sobre ellos | Su consentimiento y la aplicación de medidas precontractuales a petición suya (art. 6.1.a y 6.1.b RGPD) |
| Responder a las consultas de familias y propiedades y preparar una propuesta | Medidas precontractuales a petición suya y su consentimiento (art. 6.1.b y 6.1.a RGPD) |
| Gestionar las reservas de consultas | Prestación del servicio solicitado (art. 6.1.b RGPD) |
| Enviar correos sobre nuevas oportunidades y novedades | Su consentimiento separado y opcional (art. 6.1.a RGPD y art. 21 de la Ley 34/2002, LSSI) |
| Conservar los registros exigidos por la normativa fiscal y mercantil | Obligación legal (art. 6.1.c RGPD) |
Nunca compartimos el perfil de un candidato con una familia sin haber hablado antes del puesto con el candidato.
Correos electrónicos
Contactarle sobre puestos que encajen con su perfil, o sobre su consulta o reserva, forma parte del servicio que nos ha pedido.
Solo le enviaremos otros correos, como novedades y nuevas oportunidades, si marca la casilla separada y opcional de nuestro formulario. No es necesaria para registrarse. Puede darse de baja en cualquier momento con el enlace incluido en cada correo o escribiendo a hello@eliteestatestaff.com, y dejaremos de enviarlos de inmediato.
Tratamiento de los CV
Para organizar nuestra base de datos, el texto de los CV recibidos lo lee una herramienta de inteligencia artificial que elabora un breve resumen y una lista de competencias, idiomas y titulaciones. Solo sirve para que nuestro equipo encuentre antes los perfiles adecuados.
No se toma ninguna decisión sobre usted de forma automática. Cada perfil lo revisa una persona de nuestro equipo, y puede pedirnos en cualquier momento que corrijamos el resumen o que no utilicemos esta herramienta con su CV.
Quién puede verlos
El acceso a sus datos está limitado al equipo de selección de Elite Estate Staff. No vendemos sus datos. Trabajamos con proveedores de confianza que tratan los datos por cuenta nuestra, bajo contrato y siguiendo solo nuestras instrucciones:
- Wix.com: alojamiento de la web y reservas de consultas.
- n8n: tratamiento de los formularios de registro y de nuestra base de datos de candidatos y clientes.
- Anthropic: la herramienta de inteligencia artificial que lee y resume los CV.
- Nuestros proveedores de correo electrónico y calendario, para comunicarnos con usted y gestionar las citas.
Con su permiso, compartimos las partes relevantes del perfil de un candidato con la familia o propiedad que lo considera para un puesto. También podremos comunicar datos cuando lo exija la ley.
Transferencias fuera de la UE
Algunos de nuestros proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo, por ejemplo en Estados Unidos o Israel. En ese caso, la transferencia está protegida por una decisión de adecuación de la Comisión Europea (incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está certificado) o por las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea. Puede pedirnos más información sobre estas garantías.
Plazo de conservación
- Perfiles y CV de candidatos: mientras busque trabajo activamente con nosotros y hasta 2 años después de nuestro último contacto. Después los eliminamos, salvo que nos pida conservar su perfil.
- Consultas de clientes: mientras dure nuestra relación y, después, solo durante el plazo que exija la normativa fiscal y mercantil.
- Consentimiento para recibir correos: hasta que se dé de baja o lo retire.
- Si nos pide que borremos sus datos, lo haremos sin demora indebida, salvo que la ley nos obligue a conservarlos.
Sus derechos
Tiene derecho a:
- acceder a los datos personales que tenemos sobre usted;
- rectificar los datos inexactos;
- suprimir sus datos;
- limitar el tratamiento u oponerse a él;
- recibir sus datos en un formato portable;
- retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte al tratamiento realizado antes de retirarlo.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, escriba a hello@eliteestatestaff.com con el asunto «Protección de datos». Le responderemos en el plazo de un mes. Es posible que le pidamos que confirme su identidad.
Si no está satisfecho/a con nuestra respuesta, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos frente a pérdidas, usos indebidos y accesos no autorizados. Entre ellas, conexiones cifradas, acceso restringido a nuestro equipo y una selección cuidadosa de nuestros proveedores.
Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política ocasionalmente. La versión más reciente estará siempre disponible en esta página, con la fecha de la última actualización al principio.
